Ratgeber

Teambüro statt Coworking: Wann sich ein eigener Raum lohnt

Solange Sie allein oder zu zweit arbeiten, ist Coworking oft die naheliegende Wahl: flexibel, günstig im Einstieg, ohne große Verpflichtung. Sobald aus den Einzelnen aber ein echtes Team wird, das täglich zusammensitzt, gemeinsam an Projekten arbeitet und Kunden empfängt, verschiebt sich die Rechnung. Der geteilte Großraum, der für eine Person praktisch war, wird für drei oder fünf Menschen schnell zum Engpass bei Ruhe, Vertraulichkeit und Außenwirkung. Dieser Ratgeber zeigt, ab wann ein eigener Teamraum die bessere Entscheidung ist, wo Coworking weiterhin genügt und welche Faustregel bei den Kosten hilft.

Warum ein eigener Teamraum mehr ist als ein größerer Schreibtisch

Ein Team braucht etwas, das der offene Coworking-Bereich kaum bieten kann: einen Ort, der nur ihm gehört. Erst hinter einer eigenen Tür entsteht das, was gutes Zusammenarbeiten ausmacht. Konkret geht es um mehrere Dinge auf einmal:

• Privatsphäre für vertrauliche Gespräche, sei es zu Mandanten, Personal oder Finanzen
• Konzentration, weil das Team nicht ständig fremde Telefonate und Laufwege um sich hat
• eine eigene Identität, mit dem Whiteboard an der Wand, der eigenen Ordnung und dem Gefühl, angekommen zu sein
• ein repräsentativer Rahmen, wenn Kunden zum Termin kommen und nicht zwischen fremden Leuten empfangen werden
• die Möglichkeit zur Individualisierung, vom Möbel bis zur Ausstattung, die zum Arbeitsstil passt

Im Coworking sind diese Punkte naturgemäß Kompromisse. Ein Telefonraum ist belegt, der Besprechungstisch ausgebucht, und das Gespräch am Nebentisch lenkt ab. Für ein Team, das verlässlich liefern muss, summieren sich diese kleinen Reibungen zu einem echten Produktivitätsverlust.

Vertraulichkeit ist kein Luxus, sondern Pflicht

Sobald mehrere Menschen zusammenarbeiten, entstehen Gespräche, die nicht für fremde Ohren bestimmt sind. Gehaltsfragen, Kundendaten, Vertragsdetails oder die offene Diskussion über einen Fehler gehören hinter eine geschlossene Tür. Im offenen Coworking ist das praktisch nicht zu gewährleisten, und für regulierte Berufe wie Beratung, Recht oder Gesundheit ist es schlicht nicht zulässig. Ein eigener, abschließbarer Raum löst dieses Problem ohne Hilfskonstruktionen.

Die Kostenlogik: ab welcher Größe sich was rechnet

Viele Teams glauben, der nächste logische Schritt nach dem Coworking sei der eigene Mietvertrag über eine leere Bürofläche. In der Gesamtrechnung stimmt das aber meist erst spät. Eine belastbare Faustregel lautet: Ein selbst angemieteter Bürovertrag lohnt sich häufig erst ab etwa zehn Personen. Darunter überwiegen die Nachteile, weil zur Kaltmiete eine ganze Reihe von Posten hinzukommt:

• Nebenkosten, Strom, Heizung und ein eigener Internetanschluss
• Möblierung, IT und laufende Instandhaltung
• Reinigung, Versicherung und gegebenenfalls ein Empfang
• Kaution, Maklerprovision und meist eine mehrjährige Bindung

Hinzu kommt der unsichtbare Aufwand: Wer eine leere Fläche bezieht, wird nebenbei zum Hausverwalter, koordiniert Handwerker und Verträge und bindet damit genau die Zeit, die eigentlich ins Geschäft fließen sollte. Genau in diese Lücke zwischen Coworking und eigenem Mietvertrag passt das Fullservice-Teambüro: ein eigener, abschließbarer Raum, in dem alle Nebenkosten, Reinigung, Möblierung und Internet bereits enthalten sind. Es ist schneller bezugsfertig, kalkulierbar in einem Monatspreis und ohne das Einrichtungs- und Nebenkostenrisiko eines Leerraums. Wer die konkreten Zahlen gegenüberstellen möchte, findet die Übersicht auf der Seite zu den Preisen.

Ein eigener Mietvertrag über eine leere Fläche lohnt sich oft erst ab rund zehn Personen. Darunter ist das Fullservice-Teambüro schneller, flexibler und ohne Einrichtungs- und Nebenkostenrisiko.

Wann Coworking weiterhin die richtige Wahl ist

Nicht jedes Team braucht sofort einen eigenen Raum. Coworking bleibt die sinnvolle Lösung, wenn Sie wirklich solo arbeiten, maximale Flexibilität über alles stellen oder ohnehin den größten Teil der Woche unterwegs bei Kunden sind. Auch in einer sehr frühen Phase, in der noch unklar ist, wie groß das Team wird, kann der flexible Platz die richtige Zwischenstufe sein. Sobald aber feste Zusammenarbeit, vertrauliche Themen und regelmäßige Kundentermine dazukommen, kippt die Abwägung klar zugunsten des eigenen Teamraums.

Der mittlere Weg: eigener Raum ohne eigenes Hausmanagement

Zwischen dem geteilten Coworking und dem aufwendigen Mietvertrag liegt die Variante, die für die meisten kleinen und mittleren Teams am besten passt. Ein Fullservice-Büro beziehungsweise Teambüro gibt Ihnen die Privatsphäre und Identität eines eigenen Raumes, nimmt Ihnen aber die gesamte Verwaltung ab. Für Kundentermine und größere Runden stehen zusätzlich professionelle Besprechungsräume bereit, sodass Ihr Team auch bei Wachstum nicht an die Wand stößt. Sie ziehen ein und arbeiten, statt sich um Technik, Reinigung und Verträge zu kümmern.

Die Villa Kaufmann in Brühl bei Köln macht aus diesem mittleren Weg etwas Besonderes. Statt eines anonymen Bürokomplexes arbeitet Ihr Team in einer kleinen, gewachsenen Villa mit echtem Charakter, privat hinter eigener Tür und dennoch repräsentativ genug, um Kunden mit gutem Gewissen zu empfangen. Alles ist inklusive, vom Empfang über die Reinigung bis zur schnellen Internetverbindung, und es gibt keine starren Vertragslaufzeiten. So bekommt Ihr Team einen eigenen Raum mit Wirkung nach außen, ohne sich auf Jahre zu binden oder selbst zum Verwalter zu werden.