Sie finden zu häufig statt, werden von Leuten geführt, die sich am liebsten selbst reden hören, dauern länger als nötig und einer kommt immer zu spät – Meetings machen selten Spaß. Laut einer Umfrage von BITKOM erledigen 41 Prozent der Meetingbesucher daher nebenbei private Dinge. Sie lesen oder beantworten E-Mails, schreiben WhatsApp-Nachrichten, durchstöbern Facebook oder shoppen online. Dass der Erfolg eines Meetings davon nicht positiv beeinflusst wird, verwundert niemanden.

Doch das muss nicht sein! Denn mit einigen kleinen Änderungen lassen sich Meetings sogar spannend gestalten.

Ein Ziel festlegen
Das Wichtigste in einem Meeting ist das Ziel. Wenn die Teilnehmer nicht wissen, warum sie einberufen wurden, hören sie auch nicht zu. Zudem solltest Du zu Beginn unbedingt klarmachen, ob es um eine Information, Diskussion oder Entscheidung geht.

Das Meeting positiv starten
Am Anfang jedes Meetings sind alle Teilnehmer mit den Gedanken noch bei anderen Projekten. Oft starten diese dann auch noch mit Arbeitsfortschritten und offenen Aufgaben. So wird schlechte Laune quasi provoziert, weil direkt am Anfang Probleme und Zweifel aufkommen. Dabei sind die ersten Minuten eines Meetings entscheidend für die Stimmung.

Starte also jedes Meeting zum Beispiel mit einer Fragerunde, die eindeutig eine positive Antwort verlangt. Solche Fragen sind zum Beispiel: Auf welches Ziel, das Du in diesem Monat erreicht hast, bist Du besonders stolz? Auf welche Aufgabe freust Du Dich in den nächsten Wochen besonders? Wer keine Fragerunde machen möchte, kann das Meeting trotzdem positiv starten, indem besondere Mitarbeitererfolge, ein toller Bericht in der Presse oder ein gutes Umsatzergebnis vorgestellt werden.

Klare Kommunikationsregeln finden
Im Meeting reden oft alle durcheinander und keiner will zu kurz kommen. Um Chaos zu vermeiden, helfen klare Kommunikationsregeln und ein Gegenstand, der signalisiert wer gerade spricht. Solche Gegenstände, wie beispielsweise ein Plüschtier oder ein einfacher Softball, sorgen für Struktur und bringen Spaß und Bewegung in das Meeting.

Das Meeting nach draußen verlegen
Die Luft wird stickig im Besprechungsraum? Die einfachste Lösung ist das Meeting einfach nach draußen zu verlegen. Spielt das Wetter mit und wird keine Elektronik benötigt, bieten sich ein Spaziergang im Park oder ein Meeting auf der Terrasse an. Die frische Luft sorgt für neue Ideen, die Bewegung hilft gegen das Konzentrationstief und die Hierarchien werden abgebaut. Und wer nicht nach draußen gehen kann, lässt einfach mal die Stühle weg. So sind Meetings nämlich ein Drittel kürzer als normal und Entscheidungen werden schneller gefällt.

Das Meeting richtig nachbereiten
Erst die richtige Nachbereitung macht aus einem einfachen Treffen ein erfolgreiches Meeting. Also müssen alle Entscheidungen dokumentiert werden. Verschicke dieses Protokoll am besten im Anschluss per Mail und hebe die konkreten Aufgaben heraus. So ist jeder Teilnehmer auch nach dem Meeting auf dem aktuellsten Stand und weiß was er zu tun hat.

Du bist auf der Suche nach einem außergewöhnlichen Meetingraum? Dann schau doch mal in der Villa Kaufmann vorbei. Die Besprechungsräume kannst Du auch stundenweise mieten.

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