Jeder kennt sie – diese unliebsamen Aufgaben, die viel mehr Zeit kosten, als man eigentlich gerade hat. Mit Vorliebe schiebt man sie so lange vor sich her, bis sich zahlreiche Zeitfresser angehäuft haben. Aber es gibt gute Nachrichten: Mit diesen Tipps schaltest Du die Zeitfresser in Deinem Arbeitsalltag aus und hast mehr Zeit für wichtigere Dinge.
1. Strukturiere Deine Woche sinnvoll
Nur wenn Du weißt was Deine konkreten Ziele sind, kannst Du diese auch umsetzen. Plane Deine Woche also im Voraus und lege fest, welche die wichtigsten Aufgaben sind. In einem Kalendar hast Du eine gute Übersicht.
8. Arbeite mit zwei Computer Bildschirmen
Zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herzuwechseln kostet viel Zeit. Um den Überblick zu behalten, besonders, wenn Du vieles auf einmal im Blick haben musst, schaffe Dir einen zweiten Bildschirm an.
2. Plane Postings in sozialen Netzwerken vor
Nehme Dir Zeit, um alle Posts auf den verschiedenen Plattformen auf einmal vorzuplanen. Denn jeden einzelnen Beitrag erst zum Zeitpunkt der Veröffentlichung einzupflegen, kostet Dich wertvolle Zeit und erhöht das Fehlerpotenzial.
9. Finde heraus wann Du am produktivsten bist
Manche sind morgens wach und konzentriert. Dann erledige wichtige Arbeiten, die volle Aufmerksamkeit verlangen, am besten direkt morgens. Andere dagegen werden gegen Nachmittag erst so richtig produktiv. Passe Deinen Tagesablauf an Deine Gewohnheiten an.
3. Lege Dir Vorlagen an
Alles was Du mehr als zwei Mal tippst, sollte zum Beispiel als E-Mail-Vorlage gespeichert werden. So hast Du für immer wiederkehrende Aufgaben bereits eine Vorlage, die Dir viel zeit spart.
10. Sammele interessante Seiten an einem Ort
Hast Du einmal eine wichtige Seite für Recherche und Informationen gefunden, kostet es zu viel Zeit diese immer wieder neu suchen zu müssen. Also speichere Dir die Links, so kannst Du immer wieder darauf zurückgreifen.
4. Kommuniziere Anweisungen präzise
Nur wenn Dein Auftrag wirklich verstanden wird, kann das gewünschte Ergebnis erreicht werden. Drücke Dich also so knapp, aber deutlich, wie möglich aus.
11. Erstelle Dir Vorlagen für Präsentationen
Damit Du nicht jedes Mal vor einer leeren Präsentation sitzt, lege Dir Vorlagen in Deinem Präsentationsprogramm an, die Du immer wieder nutzen kannst.
5. Mache Dir Notizen
Was Du Dir notiert hast, das vergisst Du auch nicht. So musst Du weniger oft bei Kollegen oder dem Vorgesetzen nachfragen. Das spart Dir und den Anderen Zeit.
12. Lerne Tastenkombinationen auf Deinem Computer
Mit Kurzbefehlen kannst Du Aktionen ausführen, ohne eine Maus zu nutzen und bist deutlich schneller. Eine gute Auflistung mit den einzelnen Kombinationen für den Mac findest du hier: https://support.apple.com/de-de/HT201236. Als Windows Nutzer findest Du hier hilfreiche Tipps: https://support.microsoft.com/de-de/help/12445/windows-keyboard-shortcuts.
6. Investiere Zeit in die Planung von Meetings
Schlecht geplante Besprechungen dauern oft länger als gedacht. Wenn nicht klar ist, was erreicht werden soll, gibt es außerdem auch kein zufriedenstellendes Ergebnis. Lege also vorher ein genaues Ziel und einen Zeitplan fest.
13. Betreibe kein Multitasking
Es kostet Dich mehr Zeit zwischen einzelnen Aufgaben zu wechseln, als eine Aufgabe einfach konzentriert zu erledigen. Denn Wissenschaftler am MIT (Massachusetts Institute of Technology) fanden heraus, dass die Produktivität beim Multitasking um 40% sinkt.
7. Räume Deinen Arbeitsplatz zwischendurch auf
Auf einem ordentlichen Tisch findest Du Unterlagen und Notizen schneller wieder. Außerdem lenkt Dich das Chaos um Dich herum so nicht von Deiner eigentlichen Arbeit ab.
14. Lege Dir eine To Do Liste an
Mit einer Liste Deiner ausstehenden Aufgaben behältst Du den Überblick. Außerdem hast Du automatisch ein Erfolgserlebnis, wenn Du erledigte Arbeiten wegstreichen kannst. 7 gute Tipps für eine funktionierende To Do Liste findest Du hier: https://villa-kaufmann.com/deine-to-do-fuer-heute-to-do-liste-machen/.